策划和筹备一场会议一般会花费上千个小时的时间，但即使是最无可挑剔的会议，也可能在付费代表的人数上遭遇“滑铁卢”。这意味着会议推广宣传的环节出现了问题。那么，策划一场成功的会议营销都需要哪些关键因素呢？

        市场分祈

        要想使营销计划作用于有效的目标受众，首先要主进行明确的受众定位。如果会议主办方缺少这方面的信息，则可以通过开展免费的邮件调查获取相关讯息。

        脑力激荡

        避免“闭目塞听”。通过与曾经参加过会议的代表和潜在代表展开头脑风暴，以获取有价值的信息，从而确定会议的价值定位。

        品牌塑造

        通过设定容易记住的会议主题和清晰的表述，把会议定位为潜在受众“必须参加”的活动。

        会议标志

        聘请没计师为会议设计一款标识。不要依赖于协会的标识，而是打造为会议量身定制、具有鲜明辨识度的全新标识。要避免使用不规范的字体和颜色，因为在大多数网页测览器里它们无法被识别。

        参会礼品

        会议礼品一直是进行会议推广的手段之一。参加今年在拉斯维加斯举办的国际奖励旅游管理者协会(Site)年会的代表们都获得可兑现的筹码作为参会礼品。

        网站营销

        通过专属网站进行会议宣传是费用低廉的营销方式，网站最好配以最新的内容管理系统(CMS)。要尽量把预算花在网站营销上，而不是花哨的网站设计上。

        利用搜索引擎优化(SEO)和关键词竞价等工具提高网站的排名，从而提升网站点击率。

        纸质宣传品印刷品并没有完全过时，但它比PDF文档的价格更昂，因此要谨慎使用。

        邮件推广

        电子邮件是一种廉价的交流方式，但它也是有效性较低的一种推广方式。95%的邮件都被当成垃圾邮件处埋，或者被过滤器给过滤掉了。最好一直使用同样的邮箱地址发送与会议相关的电子邮件，如果能拥有会议自己的域名效果会更佳。

        设置展台

        在相关的协会会议上设置一个展示台，吸引参会代表们注意并邀请他们参加自己的会议。
       社交媒体

        利用脸谱 (facebook) 和推特 (Twitter) 等社交网站迸行会议宣传。年轻人使用社交网络普及率比较高，而在中老年人使用社交网络的人并不广泛，但他们却是会议收入的主要来源。在选择宣传方式之前， 要先对会议代表的人群进行定位，再考虑是否使用社交网络作为营销方式之一。

        期刊广告

        可以选择在与会议相关的期刊和出版物上刊登价格低廉的广告和会期预告。

        电话营销

        这是一种很有效的营销方式，但费用会很高，而且收集和筛选潜在参会人员的过程也很烦琐费时。会议主办者可以请志愿者委员会的成员提供10~20个准会员的 信息，然后再由这些人介绍另外10~20个业内人士，以此类推就可以掌握更多潜在参会代表的资料。通过这种方法获取的信息的有效性也很高。

        赞助商和贸易伙伴鼓励会议赞助商和贸易伙伴联系他们的客户，说服客户参加会议，但不能完全依赖于他们。

        时间安排

        总体的会议时间安排应该包括以下内容。

        推广活动的截止日期（如在类似的会议上进行交叉推广和在期刊上的推广）。

        印刷类材料的截止日期（比如，关于举办会议的第一轮通知、参会登记表、参会指南等)。

        学术提交程序和演讲人邀请的截止日期（比如，论文摘要提交的截止日期、审核程序、论文全文的提交日期、视听器材的要求等)。

        会议注册的要求/截止日期（如享受尽早注册优惠的截止日期）。

        会议赞助/合作的截止日期（比如确认赞助商的截止日期）。

       相关调查显示，只有2%的会议预算用在会议营销上。然而，要想使会议取得更好的经济效果，会议营销的作用不可忽视。