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参展邀请函的文案包括两部分，即邀请函的文字稿和邀请函的设计要求。参展邀请函文字稿的内容，除“展览会名称”、“举办时间”、“地
点”之外，一般由“前言”、“展览范围”、“配套活动介绍”、“宣传推广措施”、“展会预期”、“参展费用”、“参展方法”、“联系方式”等具体内容组成。如需要面向国外参展客商，邀请函文字还应翻译为英文。

展览会的名称字样、会微、主题、广告语、识别色彩等，是参展邀请函文案应包括的设计要素。

需要批量印刷的参展邀请函，多委托专业机构负责平面美术设计。参展邀请函的设计风格可以多样，但应注意体现展览会的特点，并具有个性。

参展邀请函的印制规格，一般为16开、32开、64开三种；也有异形的，如正方形。由于邀请函多用于邮寄，其印制规格与邮寄信函规格相配合较为经济和方便。用于电话传真的参展邀请函，一般由展览会组织机构自行制作。为方便电话传真，邀请函基本采用黑白稿设计。其内容较之印刷的邀请函，重点突出“展览会名称”、“举办时间、地点”、“展览范围”、“参展费用”、“参展方法”、“联系方式”等内容，而对“前言”、“配套活动介绍”、“宣传推广措施”、“展会预期”等内容较为简略，甚至省略。用于网站上发布的参展邀请函，应可被客商下载，一般不需要进行复杂的美术设计。